Administratieve lasten docenten in het mbo
Het ministerie van OCW heeft een onderzoek gevraagd om duidelijk te krijgen welke administratieve lasten het meest een belasting vormen voor docenten in het mbo en wat de bron is van deze administratieve lasten. Regioplan voerde dit onderzoek,samen met ECBO, Panteia, en Prof. Pieter Huisman uit.
Voor het onderzoek is een verkennend documentonderzoek uitgevoerd en zijn verkennende interviews gehouden met mbo-docenten om eerste inzicht te krijgen in welke administratieve taken docenten uitvoeren en welke als last worden ervaren. Vervolgens is een vragenlijst uitgezet onder mbo-docenten via het Flitspanel. Daarna zijn focusgroepen met docenten en interviews met leidinggevenden georganiseerd, waarmee de resultaten uit de vragenlijst verder zijn verdiept. Ook is op basis van de vragenlijst berekend wat administratieve taken kosten, zowel in tijd als geld. Tot slot is een juridische analyse uitgevoerd waarin is gekeken naar de bron van de administratieve lasten.
In het onderzoek zagen we dat de diversiteit in het mbo leidt tot veel verschillende taken en veel verschillende manieren waarop administratieve taken worden ingevuld. De meest genoemde administratieve taken zijn de aanwezigheidsregistratie, het studentvolgsysteem bijhouden, cijfers registreren en BPV-werkzaamheden. In totaal zijn docenten ongeveer 8 uur per week bezig met administratieve taken.
De administratieve taken rondom het Bindend studieadvies (BSA) en het bijhouden van studentinformatiesystemen zijn onder de veel voorkomende taken de taken die het zwaarst worden ervaren. De belangrijkste reden waarom administratieve taken als last worden ervaren is dat het veel tijd kost. Andere redenen waarom de taken als last worden ervaren zijn dat de taken te veel energie kosten, de taken voor ergernis zorgen, de moeite niet in verhouding is met de baten en dat het uitgaat van wantrouwen. Uit de juridische analyse bleek dat administratieve taken voortvloeien uit zowel wettelijke verplichtingen als instellingsgebonden procedures
Op basis van het onderzoek doen we aantal aanbevelingen waarmee de administratieve last verminderd kan worden:
- Gebruiksvriendelijkere registratiesystemen
- Ondersteunen van docenten vanuit de instelling, bijvooorbeeld vanuit een juridische afdeling of door het beschikbaar stellen van formats en voorlichting
- Een interne scan/doorlichting om te bepalen of informatie niet onnodig dubbel wordt gevraagd en/of dat bepaalde instructies niet tegenstrijdig zijn
- De inzet van technologie, zoals bij aanwezigheidsregistratie (welke sommige mbo-instellingen al gebruiken of gebruikt hebben)